Wie man Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg plant

Der interkontinentale Planungsalbtraum

Die Planung eines Meetings zwischen zwei Personen in unterschiedlichen Zeitzonen ist relativ einfach. Aber was passiert, wenn Sie Zeitpläne zwischen New York, London, Dubai und Sydney koordinieren müssen?

Drei oder mehr unterschiedliche Zeitzonen zu vereinbaren, ist ein logistisches Puzzle. Wenn Sie nicht aufpassen, riskieren Sie, einen Pflichtanruf um 03:00 Uhr morgens für einen Ihrer Teilnehmer festzulegen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bewältigung komplexer globaler Terminplanung.

Schritt 1: Identifizieren Sie die “Anker”-Zeitzone

Wählen Sie bei der Terminplanung eine Zeitzone als Anker oder Basiszeit. Normalerweise ist dies entweder Ihre eigene Ortszeit oder die UTC (Coordinated Universal Time).

Die Verwendung der UTC als Anker ist in globalen Organisationen gängige Praxis, da sie neutral ist und niemals die Sommerzeit (DST) anwendet. Jeder kann seine Ortszeit relativ zur UTC berechnen.

Schritt 2: Ermitteln Sie die Überschneidung der Arbeitszeiten

Bevor Sie eine Einladung verschicken, müssen Sie die standardmäßigen Arbeitszeiten (in der Regel von 9 bis 17 Uhr) für jeden Teilnehmer visuell erfassen.

Suchen Sie das schmale Fenster, in dem sich diese Stunden überschneiden.

• Profitipp: Verwenden Sie den interaktiven Schieberegler im Quick Time Converter, um alle relevanten Städte zu stapeln. Schieben Sie durch den Tag, um den perfekten Moment zu finden, an dem alle wach und an ihrem Schreibtisch sind.

Schritt 3: Achten Sie auf die Sommerzeit (DST)

Ein wiederkehrendes Meeting, das im Februar perfekt funktioniert, könnte im April völlig ausfallen. Das liegt daran, dass verschiedene Länder zu unterschiedlichen Zeiten im Jahr auf die Sommerzeit umstellen — und einige Länder sie überhaupt nicht berücksichtigen.

Überprüfen Sie die Konvertierungen immer doppelt um März/April und Oktober/November herum.